Оптимизация бизнеса: включаем CRM
Когда экономика находится на подъеме, процесс поступательного развития организации кажется само собой разумеющимся: менеджерам без труда удается находить новых клиентов, объемы сделок с текущими клиентами растут, новые рынки сбыта появляются как бы сами собой. Кажется, что так будет всегда, и нет особенной необходимости задумываться об эффективном использовании ресурсов компании: даже если в этом аспекте ее деятельности и существуют определенные недочеты, получаемая прибыль с лихвой покроет эти непроизводительные затраты, и в конечном итоге компания все равно останется в плюсе.
Однако когда наступают сложные времена, вопрос эффективного распоряжения ресурсами становится одним из важнейших. Руководители компании понимают, что впустую тратить рабочие часы сотрудников, финансовые средства и производственные мощности компании — это непозволительная роскошь, которая может поставить еще вчера растущую и успешную организацию на грань выживания.
В этот момент на первый план выходит такой аспект как оптимизация бизнеса. Как правило, практически в любой организации, которая до сих пор существовала без строгого стратегического планирования, имеются возможности для повышения ее эффективности. Более тщательный контроль за работой сотрудников, рациональное использование денежных средств, экономия ресурса оборудования — все это может принести существенные результаты уже через короткое время.
Тем не менее, в ручном режиме контролировать все эти процессы достаточно сложно: оптимизация бизнеса — сложная и кропотливая работа, требующая сил, времени и внимания. Чтобы осуществить ее грамотно, требуются специальные инструменты: и таким инструментом может стать современная CRM-система. Она позволит отследить непродуктивные направления расходования ресурсов и сократить те затраты, которые не приносят предприятию прибыли.
Так, в первую очередь оптимизация бизнеса должна начинаться с контроля деятельности работников. Не секрет, что зачастую сотрудники в рабочее время занимаются личными делами, затягивают выполнение задач и ссылаются на так называемый «человеческий фактор», благодаря которому оказываются забытыми, пропущенными или перенесенными важные встречи и звонки, которые могли бы принести прибыль компании.
С внедрением CRM-системы все эти негативные моменты останутся в прошлом. Ведь современная система снабжена множеством функций и модулей, позволяющих минимизировать непродуктивные траты человеческих ресурсов и использовать деятельность сотрудников с максимальной эффективностью. Так, оптимизация бизнеса в первую очередь подразумевает рациональное планирование и контроль за выполнением рабочих задач. Встроенный планировщик позволяет наглядно увидеть степень загруженности каждого отдельного сотрудника и скорректировать ее с тем, чтобы недозагруженные работники получили свой объем задач, а те работники, которые не успевали выполнять свой объем работы по объективным причинам, получили помощь своих коллег.
Еще один модуль CRM-системы, непосредственно позволяющий провести такую работу как оптимизация бизнеса, — своеобразный органайзер, который всегда вовремя напомнит ответственным за выполнение той или иной задачи сотрудникам о том, что необходимо совершить звонок, подготовить документы или провести встречу. Таким образом, влияние того самого «человеческого фактора» сводится практически к нулю.
Наконец, оптимизация бизнеса немыслима без четкого и строгого контроля за результатами работы. В этом отношении CRM — непревзойденный помощник для руководителя, который в режиме реального времени получает возможность отслеживать выполнение рабочих задач, оперативно изменять состав групп, работающих над тем или иным проектом, и получать качественную аналитику по его завершению. Таким образом, оптимизация бизнеса с CRM — это эффективный и необходимый инструмент, который должен быть в распоряжении каждой компании.