CRM-программы решают проблемы

Ведение бизнеса в современных непростых экономических условиях — сложная задача, которая требует много сил и времени. Ежедневно предприниматель вынужден решать множество крупных и мелких проблем, и иногда под их грузом начинает казаться, что, несмотря на все усилия, их количество только увеличивается. Встречи с клиентами, планерки с сотрудниками, согласование отчета и налоговой документации — и вот день уже клонится к вечеру, а впереди еще много работы: проверка смет на строительство, подписание отгрузочных документов и большая стопка других бумаг.

Однако вместе с тем, многие собственники бизнеса согласятся, что больше всего времени у них уходит на монотонную и довольно несложную работу. При этом, оказывается, ее вполне можно существенно сократить, если поручить часть таких функций современным системам автоматизации бизнеса, которые сегодня уже настолько эффективны, что способны существенно разгрузить руководителя, освободив его время для решения действительно важных и стратегических задач, связанных с развитием бизнеса, а не повседневной рутиной.

Такую возможность собственнику компании способна предоставить программа CRM, которая представляет собой специальное программное обеспечение, автоматически выполняющее определенные функции. Сегодня CRM программы настолько эффективны, что способны помочь в работе практически любому сотруднику компании, будь то работник отдела кадров, специалист по рекламе или менеджер по продажам. При этом для установки и запуска CRM программа совсем не потребует много сил и времени: как правило, установка необходимого программного обеспечения и небольшой вводный инструктаж для сотрудников, которые будут работать с ней — это все, что требуется для полноценного функционирования системы. И уже через короткое время и рядовые сотрудники, и топ-менеджеры, и руководство компании с облегчением заметят, насколько более продуктивной стала их ежедневная работа.

В первую очередь это коснется документооборота компании, который обычно представляет собой весьма весомую статью временных расходов. Так, значительную часть документов, получаемых и отправляемых компанией, можно будет полностью перевести в электронный формат: программа CRM будет не только хранить их положенное время и обеспечивать сохранность информации, но и сохранять новые редакции документов, позволяя сравнивать их между собой и при необходимости вносить изменения. Кроме того, CRM программы позволят автоматизировать не только создание и редактирование, но и обмен документацией. Это касается как пересылки документов внутри компании, так и входящей и исходящей почты между нею и ее контрагентами.

Так, письма внутри компании CRM программа будет пересылать только тем работникам, которые подключены к решению той или иной конкретной задачи. Это избавит сотрудников от необходимости разбирать многочисленные входящие письма от коллег, разыскивая среди них действительно нужные. После того, как в организации будет внедрена программа CRM, они будут получать только те письма, которые им действительно необходимы в работе. При этом система автоматически проследит за тем, чтобы всем сотрудникам, работающим над задачей, отсылались только актуальные версии документов: ведь многие знают, как нелегко установить последнюю редакцию договора или приказа в случае, если над ним одновременно работает несколько специалистов.

Что касается внешнего документооборота, то CRM программа проследит, чтобы все нужные договоры, акты и другая почта была отправлена вовремя, а кроме того, проконтролирует, что адресат получил предназначавшееся ему письмо, и оно не попало в спам. В результате достаточно распространенные ситуации, когда письмо не было вовремя отправлено, не дошло, не было прочитано, просто исчезнут из практики компании, и она перестанет терять на этом прибыль.

Кроме того, при помощи CRM системы можно автоматизировать и другие аспекты деятельности компании. К их числу относится в том числе и ежедневное планирование деятельности сотрудников: программа вполне способна заменить не только ежедневники и стикеры на мониторах компьютеров, призванные напомнить о той или иной задаче, позволить реже проводить планерки, заменив хотя бы часть из них просто проверкой состояния выполненных задач руководителем в режиме онлайн. Также будет переведена в автоматический режим подготовка части бухгалтерской документации и другие работы. Наконец, программа CRM вполне способна справиться с задачей хранения документов: при этом все сотрудники будут иметь возможность доступа к ним в любое время, когда они им понадобятся.