Автоматизация компании: бизнес под контролем
Пожалуй, каждый собственник хотя бы раз задумывался о том, как сделать свою компанию более управляемой. Ведь даже относительно небольшое, а тем более крупное предприятие — это каждодневная работа сотрудников, которая включает в себя множество различных операций: встречи с клиентами, переговоры с контрагентами, прием новых работников, подписание документов, оплата поставок, уплата налоговых платежей и другие. В потоке этих событий собственник зачастую погружается в рутину, не имея ни времени, ни сил на то, чтобы обдумать стратегию развития своего бизнеса.
Однако и находить время на это за счет снижения эффективности контроля над деятельностью сотрудников — не лучшая идея: ведь даже если быть уверенным в том, что все они — добросовестные и ответственные работники, влияние человеческого фактора еще никто не отменял. Самый преданный компании сотрудник время от времени может допускать ошибки, причем далеко не всегда по своей вине. Однако вне зависимости от причин такой оплошности, она обязательно отрицательно скажется на репутации компании, на формирование и укрепление которой было положено так много сил и времени. Как же быть в этой сложной ситуации?
Оказывается, несмотря на кажущуюся сложность, современные технологии управления бизнесом уже создали решение для этой задачи. Автоматизация компании — это то, что позволит руководителю сохранить эффективность контроля над собственным бизнесом и одновременно сократить расходы сил и времени на эту деятельность. Ведь в большинстве случаев наибольшее количество ресурсов тратится на самые простые, рутинные, монотонные операции, которые не требуют ни особенного мастерства, ни высокой квалификации.
На практике автоматизация компании осуществляется посредством внедрения качественной CRM-системы, которая способна взять на себя значительную часть этих самых рутинных операций, высвободив массу ресурсов компании. Во-первых, высвобождается время сотрудников предприятия, которые в значительной степени передают ряд своих функций в «руки» CRM-системы. Во-вторых, сокращается время, необходимое для осуществления функций контроля за этой деятельностью: ведь автоматическая система, в отличие от человека, не допускает ошибок из-за невнимательности, монотонности или большого количества одинаковых задач. Она точно и в срок делает все, что необходимо сделать, тогда как сотрудники могут посвящать свое время более творческой и квалифицированной работе.
При этом делегировать CRM-системе можно самые различные аспекты взаимодействия компании с сотрудниками, клиентами или партнерами. Одним из самых наглядных примеров эффективности ее применения в качестве средства экономии ресурсов является обеспечение делового документооборота. В этом вопросе автоматизация компании, достигаемая при помощи CRM, проявляется наиболее заметно. Ведь система позволяет использовать множество готовых шаблонов, в числе которых могут быть стандартные формы договоров, описания позиция номенклатуры товаров, отгрузочные документы, платежные документы и многие другие. В процессе работе с документацией доступ к ней получают все сотрудники, которые работают над конкретной задачей, что делает их общение между собой более быстрым и удобным.
В свою очередь, руководитель компании в любой момент может иметь доступ к результатам их работы, просматривая и утверждая готовую документацию и внося свои рекомендации и правки в документы, которые находятся в стадии подготовки. В результате этот аспект деятельности компании, который раньше отнимал много часов работы у сотрудников всех уровней, становится лишь небольшой текущей задачей, не требующей много времени.