Автоматизация бизнес-процессов предприятия

Крупное предприятие сродни огромному механизму, состоящему из множества взаимодействующих друг с другом деталей — это сравнение машины и организации давно стало классикой мирового менеджмента. Вместе с тем, несмотря на недостаток оригинальности, это сравнение действительно до сих пор не потеряло своей актуальности: ведь для слаженной работы компании требуются согласованные действия все его сотрудников — точь-в-точь как при запуске любого инженерного устройства.

Вместе с тем, на практике обеспечение такой слаженной работы выглядит если и не невозможной, то весьма трудной задачей: ведь если детали машины не устают, не требуют творческой составляющей в работе и не отвлекаются, то в деятельности человека неизбежно влияние так называемого человеческого фактора — все люди допускают ошибки. Отрицать этот факт не имеет смысла, а вот решить, что с ним делать в рамках работы предприятия — необходимо.

Один из вариантов — принять как данность наличие определенного количества ошибок в работе сотрудников и попытаться лишь снизить значимость их негативных последствий. Но нельзя не признать, что подчас такие ошибки могут стоить слишком дорого: не сделанный вовремя звонок, опоздание на встречу, ошибка в подготовленном договоре — все эти недочеты могут сильно навредить репутации компании и принести ей огромные убытки, которые будет весьма трудно компенсировать.

Однако из этой, казалось бы, неразрешимой ситуации все же есть выход. Его суть — автоматизация бизнес-процессов предприятия, которая заметно снижает влияние упомянутого человеческого фактора. Ведь чаще всего ошибки в работе происходят из-за большого количества монотонных действий, которые снижают внимательность к деталям и отражаются на качестве работы в целом. Вместе с тем, зачастую объем такой простой и однообразной деятельности вполне можно существенно снизить, тем самым освободив сотрудников для креативной и стратегической работы, которая послужит на благо предприятия.

Одним из наиболее простых и наглядных примеров того, как автоматизация бизнес-процессов предприятия может повысить эффективность работы сотрудников, является процедура документооборота. Не секрет, что эта деятельность отнимает очень много сил и времени практически у всех категорий работников компании, которые вынуждены формировать огромное количество докладных записок, отчетов, приказов и прочих документов, а затем отсылать их нужным адресатам, организовывать подписание, контролировать доведение необходимых документов до сотрудников и так далее.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия позволяет в значительной степени упростить процесс документооборота, обеспечив быструю и удобную пересылку данных между сотрудниками, вовлеченными в конкретный рабочий процесс, автоматическую рассылку документов нужным работникам, напоминание о необходимости подписания бумаг и взяв на себя многие другие аспекты ведения документации в организации. Благодаря внедрению такой системы, вся необходимая отчетность всегда будет в порядке, а все сотрудники, которые должны иметь ту или иную информацию, всегда будут в курсе дела.

Вместе с тем, обеспечение документооборота — это лишь один из аспектов автоматизации деятельности компании. Внедрение современной системы автоматизации аналогичным образом позволит повысить эффективность работы сотрудников и в других сферах, тем самым выведя предприятие на новый уровень развития.