CRM-система: решаем насущные проблемы
Собственный бизнес – непростая работа, и повседневные проблемы иногда требуют так много времени, что кажется, нет никакой возможности решить их все. Планерка плавно перетекает во встречу с важными клиентами, за подписанием договоров следует проверка квартального отчета, и вот уже за окном снова темно, а на столе еще неподписанные сметы, непросмотренные отчеты и множество других бумаг.
Однако, как показывает практика, самое большое количество сил обычно тратится на самые монотонные и рутинные дела. И если подойти к этой проблеме с использованием современных средств автоматизации, можно существенно сократить такую непродуктивную трату времени и усилий, направив их на более важные для бизнеса цели.
CRM-система – это многофункциональный инструмент, который способен выполнить эту задачу. При этом внедрение такой системы не потребует значительных временных и человеческих ресурсов. Стоит лишь выделить несколько часов на подключение сотрудников к CRM и обучение работе с ней, и уже через несколько дней руководитель организации заметит, что вся компания вздохнула с облегчением.
Во-первых, больше не будет необходимости печатать кипы бумаг, пересылать важную документацию десяткам, а то и сотням адресатов и разбирать обширную входящую почту, выискивая в ней письма, которые действительно относятся к актуальной на сегодня задаче. Вся эта сортировка будет происходить автоматически в зависимости от того, к какой именно работе подключен тот или иной сотрудник: он будет получать только нужную ему почту и отсылать необходимые документы только тем коллегам, которые работают в связке с ним. При этом бумажная документация внутри компании, в принципе, может быть полностью устранена: все важные бумаги будут храниться в CRM-системе в электронном виде и никогда не потеряются, не перепутаются и не будут случайно уничтожены.
При желании сотрудники могли бы отказаться и от своих толстых ежедневников, которые так трудно уместить в дамской сумочке: аккуратный планировщик задач, встроенный в CRM-систему, не даст забыть о назначенной встрече, телефонном звонке или собеседовании. Более того, он напомнит об актуальной задаче не только тому сотруднику, который ответствен за ее выполнение, но и его непосредственному руководителю. И если он видит, что ответственный за задачу сотрудник слишком загружен или просто не в состоянии с ней справиться, он сможет незамедлительно поручить ее выполнение другому исполнителю, и задача будет исполнена в нужный срок.
Гораздо меньше рутинной скучной работы станет и у бухгалтеров: современная CRM-система имеет механизм интеграции с большинством используемых бухгалтерами инструментов, включая популярный интерфейс 1С. Больше не нужно вручную заносить данные о деятельности компании в различные системы: достаточно прописать их один раз, и они автоматически отобразятся во всех программах, которые использует компания в свой работе.
Кроме того, CRM-систему можно использовать в качестве удобного файлового хранилища: оно полностью отменяет необходимость переносс файлов в одного компьютера на другой при помощи «флэшек», которые нужно чистить от устаревшей информации, проверять на вирусы и совершать много других трудозатратных операций. Теперь вся интеллектуальная собственность компании, включая разработанные пресс-релизы, медиа-киты, презентации и прочие материалы, будет удобно храниться в системе. При этом руководитель может четко разграничивать доступ сотрудников к этой информации, предоставляя возможность ознакомиться с конкретными файлами только тем, кто будет использовать их в своей работе.
При этом крайне важно, что все эти преимущества, включая даже возможность хранения информации, не потребуют от компании приобретения большого количества дорогостоящего оборудования с впечатляющим объемом памяти. Облачные CRM-системы позволяют иметь доступ к файлам из любой точки мира с компьютера, подключенного к интернету, и при этом абсолютно не занимают дискового пространства: все данные хранятся на удаленных серверах, бесперебойное функционирование которых поддерживается опытной командой 24 часа в сутки.